Açılış Organizasyonu Nedir?
Açılış organizasyonu yeni açılan bir şirketin veya işletmenin, halka duyurulması ve bazı görsel ögeler ile etkileyici bir hale getirilme işlemidir. Şirketler açılmadan önce bazı görsel şölenler ile mutluluklarını belirtir. Fakat açılışlar her ne kadar kolay gibi gözükse de, birçok aşamadan oluşur. Açılış organizasyon şirket, bu alanda hizmet veren bir kuruluştur.

Şirket sahiplerine, herhangi bir zahmet vermeden, tüm açılış boyunca görev alır ve sorunsuz bir şekilde sonlanmasını sağlar. Açılış organizasyonu son zamanlarda moda olmuş bir etkinliktir. Bu etkinlik bir nevi, halka duyuru yapmaktadır. Organizasyon süresince yapılan ikramlar ve efektler ile etkinlik farklı bir boyuta taşınır.

Açılış organizasyonunda, mekandan sorumlu kişiler yer alır. Etkinlik süresince görev alırlar ve açılışın göz alıcı bir şekilde devam etmesini sağlar. Açılış organizasyonlarında belirli bazı paketler bulunur.

Bu paketler içerisinde, istek durumuna göre eklemeler veya çıkartmalar yapılabilir. Tüm tercihler yeni açılacak olan firma sahiplerine bırakılmıştır. Fakat işletme yeni açılacağı için, şirket sahipleri genelde en iyisini isterler. Şirket en iyi hizmeti verebilmek için, bazı görsellikte olan uygulamaları aktif etmiştir.
Genel Paket
Paket içerisinde bulunan olaylar, sabit bir şekilde ayarlanmıştır. Fiyatı oldukça uygun tutulmuştur ve verilen hizmetin yanında gözle bir görülmez bir fiyattır. Pakete eklenen veya çıkarılan her uygulama için, ücret değişikliği yaşanır. Genel paket en çok tercih edilen hizmetlerden oluşmuştur. İçerisinde yer alan işlemler şu şekilde sıralanabilir.

•Balon süslemeleri yapılır.
•2 Palyaço mekana tahsis edilir. İstek duruma göre maskot da olabilir.
•Ses sistemi ve müzik ekipmanları getirilir.
•DJ mekana yönlendirilir.
•Kapıya kemer takı işlemi yapılır
•Masalar ve sandalyeler temin edilir.


Ekstralar
Ekstralar, tamamen şirket sahiplerinin arzusuna bırakılmıştır. İstek durumuna göre mekana, konfeti ve havai fişek temini yapılır. Bu araçların kontrolü ve patlatılması, şirket bünyesinde yer alan görevliler tarafından yapılır. Ayrıca, satın alınan konfetiler ve havai fişekler üstün kaliteli ürünlerdir. Buna ek olarak, balon süslemeleri de yapılır.

Balonların hazırlanması ve mekana getirilmesi firmaya aittir. Yapılan hiç bir işlemde, firma sahipleri herhangi bir zahmete girmez. Balonların renk seçimi ve dizayn seçimi, firma sahiplerine bırakılmıştır. Bu işlem için, ofise gelinmesi ve seçim yapılması gerekir. 

Alkollü veya ikramlı olacak açılışların, bildirilmesi gerekir. Alkollü olan etkinlik için alkol temini, şirket tarafından yapılır ve ücretlendirmeler farklılık gösterebilir. Fakat alınan tüm alkoller ve giderler faturaları ile sunulur ve firma sahiplerine teslim edilir. Yemekli veya ikramlı olanlar için, aşçı görevlendirmesi yapılır.

Mekanda yer alan aşçılar, her damak tadına ve her zevke has yemekler yapmaktadır. Buna ek olarak bu ikramların dağıtılması için, profesyonel garsonlar ve komiler bulunur. Mekanda yer alan tüm kişilere, dağıtırlar ve servis ederler. İkramlar bittikten sonra, aynı şekilde toplanır ve servis biter.


Mekana güvenliklerinde gönderimi yapılır. Şirket bünyesinde çalışan güvenlikler, etkinlik boyunca görev alır ve güvenliği üst düzeye taşır. Telsizler yardımı ile haberleşirler ve 2 tanesi dış kısımda görev alır.

Diğer görevli ise, etkinlik süresince mekan içinde olabilecek sorunlara karşı hazır olarak bekler. Buna ek olarak mekanın iç kısmında yer alan görevliler, davetlilerin bir ihtiyacı olması durumunda tetikte beklerler. Mekanda kusursuz bir hizmet ve görsel bir şölen gerçekleşir.

Animasyon gösterileri de, istek durumunda yapılır. Şirket bünyesinde 2 adet animatör görev alır. Mekanlara gönderilen animatörler, uzun zamandır bu işte çalışan kişilerdir ve kişilerin eğlenceli vakit geçirebilmesi için çalışırlar. Çocuklar için ayrı bir palyaço bulunur ve çocuklar ile bazı oyunlar oynar. Palyaçoların orada bulunmasındaki amaç, çocukların kişisel gelişimine katkı sağlamaktadır. Balon oyunları ve çeşitli oyunlar oynayarak, tüm çocuklar ile ilgilenir.

Davetler için, davetiye veya davet kartı hazırlaması da yapılır. Firma bünyesinde aktif olarak çalışan davetiye servisi bulunur. Davetiye veya kart isteniyor ise, ofise gelinip davetiye seçilmesi gerekir. Farklı modellerde ve tarzlarda birçok davetiye bulunur. Bu davetiyelerin fiyatları çok uygundur ve seçilmesi durumunda paket ücretine yansır. Kişilerden davetlilerin listesi alınır. Alınan listelerden sonra davetiyeler üzerine, tek tek matbaa yardımı ile basımı yapılır.

Şirkette çalışan kameramanlar ve bilgisayar programcıları vardır. Kameramanlar istek durumuna göre mekana gelir ve etkinlik boyunca görev alır. Firma sahiplerinin ve çalışanların, fotoğraf ve videolarını çeker. Bilgisayar programcıları ise, şirketin logosunun ve amaçlarının bulunduğu slayt hazırlar. Bu slaytlar, projeksiyonlar yardımı ile etkinlik süresince yansıtılır.

Organizasyonun İşleyişi
İlk olarak etkinliğin yapılacağı mekanın kısa bir araştırılması yapılır. Bu alanda yapılabilecek olan olaylar ve mekan alanı not edilir. Daha sonra ofise gelinerek, yapılacak olan işlemlerin planı çizilir. Bu plan dahilinde işlemler başlar ve daima bu plana göre hareket edilir.

Ardından mekan gelinir ve mekan süslemesine geçilir. Mekana sandalye ve masa temini yapılır. İstek durumuna göre bu araçlara, süsleme de yapılır. Tüm süsleme dekorları ve tercihleri, açılışı yapacak olan firma sahibine bırakılmıştır. Ofiste detaylı bir tercih işlemi yapıldıktan sonra, mekandaki düzenlemeler yapılır.

Bu tür açılışlar, genelde işletmelerin bahçesinde veya önünde yapılacağı için, geniş bir alana sahiptir. Bu sebepten ötürü rahat hareket edilir ve işlemlere başlanır. Sahne ayarlanır ve sis sistemleri mekana getirilir.

DJ kabinin olduğu alan düzenlenir ve bu alanın düzeni DJ’e bırakılmıştır. Etkinlik süresince görev alacağı alanı inceler ve düzenlemeleri yapar. Balon süslemeleri de, şirket sahibinin istediği renk ve modellerde yapılır. Süslemeler bittikten sonra, çalınacak olan müzikler ve mekanda yer alacak olan ikramların hazırlığına başlanır.

İkramlar hazırlanır ve etkinlik saati geldiği zaman hazır olarak beklenir. Konuklar gelince, oturacakları olan masalara yönlendirilir. Her konuğun bir masa numarası, etkinlik başlamadan önce belirlenmiştir. Ardından etkinlik başlar ve firma sahibi podyuma çıkar. Konuşmasını yaptıktan sonra, şirketin amaçları ve hedefleri hakkında kısa bir metin okunur.

Bu detaylar, şirketlere bırakılmıştır ve istenildiği gibi yapılabilir. Konuşmalar bittikten sonra, ikramların dağıtılması işlemine geçilir. Garsonlar eşliğinde ikramlar dağıtılır ve konuklara servis edilir.

İlerleyen saatlerde, DJ sahne alır ve konukların eğlenceli bir vakit geçirebilmesi için çeşitli müzikleri çalar. İkramlar toparlandıktan sonra, etkinliğinde yavaş yavaş sonuna yaklaşılır. Mekandan ayrılan konuklara yardımı olunur ve kapıya kadar eşlik edilir. Eğer mekana güvenlik yönlendirildiyse, vale hizmeti de verirler.

Konukların arabalarını getirir ve teslim eder. Ardından mekanın temizlenmesi ve bakımı başlar. Yapılan tüm görsellikler, firma yetkilinin onayı dahilinde toparlanır. Son olarak, toplu bir fotoğraf çekilir ve etkinlik sonlanır. Mekana getirilen sandalyeler ve masalar, çalışanların yardımı ile araçlara taşınır. Mekan detaylı olarak temizlendikten sonra, organizasyon son bulur.

Organizasyonun Sonlanması
Organizasyon bittikten sonra, yapılan tüm işlemler ve satın alınanlar için rapor hazırlanır. Bu raporlar detaylı bir şekilde faturalandırılır ve firma sahibine sunulur. Firma sahibi bu raporları dikkatli olarak incelemelidir. Eklenen ekstralar ve çıkartmaların hepsi bu alanda bulunur. Ardından anlaşmalar sağlandıktan sonra, firmaya memnuniyet soruları sorulur.