Eğitim öğretim hayatının son bulması ve okulun bitmesinden dolayı birçok öğrenciyi mezuniyet heyecanı sarmıştır. Mezuniyetler, artık bir yapılması zorunlu etkinlik haline gelmiştir.

İlkokul, lise ve üniversitelerden mezun olacak her öğrenci için, kep töreni organizasyonu düzenlenir. Bu törenlerin anlam ve önemi oldukça büyük olduğu için, görsel açıdan kusursuz ve kaliteli olmaktadır. Mezuniyet törenleri, öğrencilerin 1 kere yaşadığı bir olaydır.

Ebeveynlerde çocuklarının bu güne kadar gelmesinden ve kep törenine katılmasından dolayı son derece mutlu olurlar. Organizasyonların değeri her ne kadar büyük olsa da, yapılması zaman alan ve uğraş gerektiren bir etkinliktir.

Bu etkinlikler, organizasyon şirketi tarafından yapılır. Etkinlik boyunca şirket tarafından belirlenen uygulamalar yapılır ve etkinlik sahipleri hiç bir zahmette bulunmaz.

 

 

Organizasyon fiyatlarının uygun olması ve problemsiz olmasından dolayı, artık her okul bu hizmeti almaktadır. Hizmetin içerisinde birçok uygulama ve görsellik bulunur.

Öğrencilerin bu günü unutamaması için her türlü işlem yapılır. Çalışanların uyum içerisinde geçen çalışma süreci de dikkat alındığı zaman, oldukça kusursuz bir hizmet olmaktadır. Hizmetlerin işleyişi ve ilerleyişi de kolaydır. İlk günden sonra güne kadar, başarılı bir çalışma yapılır ve etkinlikler sorunsuz sonlandırılır.

Kep Töreni Organizasyonlarında Neler Bulunur?

Organizasyon için hazırlanmış bir bütün paket vardır. Paketler oluşturulurken, en çok tercih edilen ve istenen uygulamalar eklenmiştir. İstek durumuna göre eklemeler veya çıkartmalar yapılabilir. Fakat bu değişimler olacağı için, fiyatlarda da değişme olabilir. Ayrıca her okul için, ayrı bir konsept sunulur.

Örneğin ilkokul kep töreni ile üniversite kep töreni çok farklıdır. Öğrencilerin yaşına hitap eden ve ilgilendikleri alana göre işlemler yapılır. Organizasyon yapılırken, her türlü uygulama istenebilir. Bu uygulamaların raporu, şirkete sunulur ve fiyatlar alınır. Organizasyon boyunca yapılan uygulamalar şu şekilde sıralanabilir.

•Masa sandalye kiralama ve süsleme
•Konfeti ve havai fişek gösterisi
•Müzik sistemi ve DJ
•Sahne kurulumu
•Kırmızı halı temini
•Kokteyl hizmeti
•Kep kiralama
•Davetiye kartlarının basımı

 

 

Ekstra Hizmetler

Kep törenleri, genelde okulların bahçesinde veya salonlarında olur. Fakat ayrı bir alan olması ve ayrıcalıklı olması isteniyor ise, şirketin organizasyon alanlarından faydalanılabilir. Bu alanlar, şirket tarafından özel kiralanır ve büyüleyici alanlardır. Mekan sahiplerinin şirket ile anlaşması bulunur ve fiyatlandırması da buna göre yapılır.

Mekân temini de, şirket tarafından yapılabilir. Doğa manzaralı salonlar, deniz manzaralı salonlar ve bina salonları olmak üzere sınıflandırılan salonlar vardır. Firma kataloglarında hepsinin detaylı bir görseli bulunmaktadır. Bu alanlar incelendikten sonra, düşük fiyatlara kiralanabilir ve etkinlik bu alanlarda yapılabilir. Hizmete başlamadan mutlaka 2 hafta önce haber verilmelidir.

Kep töreni organizasyonlarında birçok insan bulunduğu için, güvenliğin hat safhada olması gerekir. Dışarıdan gelebilecek tehlikelere açık bir ortamdadır ve mutlaka dikkat edilmesi gerekir.

Organizasyon şirketinin bu durumdan dolayı, güvenlik hizmeti vardır. Etkinlik boyunca 2 güvenlik görevlisi çalışır ve ortamın güvenliğini sağlar. Ellerinde bulunan son teknoloji haberleşme araçları ve telsizler ile üst düzey bir güvenlik sağlanır. Güvenlikler, giriş kısmında ve etkinlik alanında bulunur.

Ayrıca etkinlik süresince, devamlı olarak ortamda dolaşan bir görevli de vardır. İstek durumuna göre, güvenlik temini de, şirket tarafından yapılır.

Etkinliğin farklı olması, bu olayı unutulmaz kılacaktır. Hal böyle olunca, farklı konseptler ve eklemeler yapılmalıdır. Bu eklemelerin başında, ikramlar gelmektedir.

İkramlar kep törenlerinde mutlaka olması gereken bir hizmettir. Gelen konuklara, kendini ve çocuklarını özel hissettirecek ikramlarda bulunulur. İkram hizmeti etkinlik boyunca yapılır ve bu iş için çalışan görevliler vardır. Tüm ikram süresince görev alırlar. İstek durumunda, bu hizmetten de çok uygun fiyatlara yararlanılabilir.

 

 

Kep Töreni Organizasyonunun İşleyişi

Organizasyonun işleyişi, şirket ile görüşülmesiyle başlar. Ardından gerekli düzenlemelerin yapılacağı bir konuşma gerçekleştirilir. Etkinlik sahipleri, olmasını istediği tüm hizmetleri bildirir. Devamında ise işlemlere sırası ile başlanır. Fakat başlamadan önce, bir plan hazırlanır. Plan dahilinde ilerlenir ve plandan bir adım bile şaşılmaz.

Organizasyon şirketinin, plan aşaması uzun bir süreçtir. Bu sebepten ötürü, mutlaka etkinlikten 2 veya 3 hafta önce iletişime geçilmelidir. Planlar hazırlanır ve mekân hazırlığına geçilir. Bu işlemden önce mekânın seçilmesi gerekir. Etkinlik okulda yapılacak ise, okul alanı kontrol edilir. Yapılacak olan işlemlerin sırası hazırlanır. Alanlar kontrol edildikten sonra, izin dahilinde hazırlığa geçilir.

İlk olarak mekâna gelinir ve süslemelere başlanır. Bu süslemeler için, etkinlik sahiplerinin onayı alınır ve başlanır. Ardından mekâna masa ve sandalye getirilir. Sandalye ve masalar süslendikten hemen sonra, çeşitli dekorlar getirilir. Bu organizasyon boyunca çalışan ve görev olan toplam 15 kişi vardır.

Bu kişiler işlerinde uzman ve profesyonel olduğu için, kaliteli bir işçilik ile işlemleri yapar. Ses sistemleri, ışık efektleri, kırmızı halı ve kepler mekânda hazır konuma getirilir. Ardından mekâna gelecek DJ, kabinin hazırlar ve ortam hazır edilir. Son olarak etkinlik sahiplerinin onayı alınır. Onay alınmadan hiç bir işlem yapılmaz. Onay alındıktan sonra, etkinlik saati beklenir.

Etkinlik saati geldiği zaman gelen konuklar, görevliler tarafından karşılanır. Konuklar için hazırlanmış yerler vardır. Bu yerler, etkinlik sahipleri tarafından alınmış konuk listelerine göre hazırlanmıştır. Konuklara masalara kadar eşlik edilir ve öğrenciler beklenir. Her öğrenci mekâna kırmızı halı üzerinden geçiş yapar.

 

 

Öğrencilerin yaptığı, şiirler veya mezuniyet yazıları okunur. Bu sırada öğrenciler geçerken, projeksiyon cihazından öğrencinin fotoğrafı yansıtılır. Her öğrenci geçiş yaptıktan sonra, öğrencilerin hazırladığı sunumlar başlar.

Sunumlar devam ederken, konuklara ikram hizmeti verilir. Bu ikram hizmeti için, görevli garsonlar ve komiler görev alır. İkramdan hemen sonra, öğrenciler artık kep atmaya hazırdır. Geri sayıma başlanır ve kepler atılır. Kepler atılırken, havai fişekler ve konfetiler devreye girer.

Kep töreninden sonra DJ sahne alır ve öğrencilerin eğlenceli bir vakit geçirebilmesi için çeşitli müzikleri çalar. Etkinlik yavaş yavaş son bulmaya başladığı zaman, konuklar kapılara kadar geçirilir. Etkinlik bittikten sonra, uyum içerisinde bir çalışma yapılır. Öğrencilerin onayı alınarak, mekânın temizlik işlemlerine başlanır.

Sandalye masalar, geri arabalara yüklenir ve tüm dekorlar kaldırılır. Ses, müzik sistemleri ve sahneler de kaldırıldıktan sonra, mekân detaylı olarak temizlenir ve ilk haline getirilir. Etkinlik sahiplerinin onayı da alındıktan sonra, etkinlik son bulur.

 

 

Etkinliğin Son Bulması Ve Rapor Sunumu

Etkinlik boyunca geçen süre ve yapılan işlemler not edilir. Etkinlik sahiplerinin memnuniyet derecesini arttırmak için, bazı eklemeler de ücretsiz olarak yapılır. Yapılan ek harcamalar ve ek hizmetlerin bir raporu hazırlanır. Bu raporlar detaylı olarak hazırlanır ve etkinlik sahiplerinin mutlaka incelemesi gerekir. İnceledikten sonra, faturalar teslim alınır ve organizasyon son bulur.

Etkinlik boyunca görev alan, fotoğrafçılar vardır ve çektiği fotoğrafları teslim eder. Buna ek olarak, videolar da CD olarak verilir. İstek durumuna göre CD’ler çoğaltılabilir ve eklemeler yapılabilir. Son olarak kişilerin memnuniyet derecesini ölçmek amacıyla, bazı sorular yöneltilir. Bu sorulara verilen cevaplar, şirket için çok önemlidir. Nedeni ise, verilen cevaplara göre firma hizmetlerine eklemeler yapmaktadır ve kendini ilerletmektedir.

Bir Cevap Yazın